Mali müşavirler e-imzayı en çok e-Defter ve berat dosyalarını imzalayıp yüklemek için kullanır. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) Elektronik Defter Genel Tebliği, mükellefin yetki vermesi şartıyla defter tutma yetkisi olan meslek mensubunun kendi mali mührü ya da nitelikli elektronik sertifikası (NES) ile imzalama ve yükleme yapabileceğini düzenler. Bunun dışında e-imza, büronuzun kendi e-belgelerinde ve kurum portallarına girişte işinize yarar.
Aşağıda yalnız ilgili kurumların kendi metinlerinden doğrulayabildiğimiz kullanım alanlarını sıralıyoruz.
1. Mükellefin e-Defter ve beratlarını imzalama
Tebliğe göre e-Defter ve berat dosyalarının mükellefin kendi NES’i veya mali mührüyle imzalanması esastır. Mükellef isterse bu işi meslek mensubuna bırakabilir:
- Yetki belgesi verilir. Mükellef noterde özel vekâletname düzenletir ya da Dijital Vergi Dairesi üzerinden elektronik muvafakatname verir.
- Dönemler yazılır. Belgede hangi ay, yıl veya hesap dönemine ait defter ve beratların hangi meslek mensubunca imzalanacağı açıkça belirtilir.
- Sisteme yüklenir. Mükellef vekâletname veya muvafakatname bilgilerini e-Defter uygulaması ya da Dijital Vergi Dairesi aracılığıyla GİB sistemine yükler.
- İmza ve yükleme yapılır. Bundan sonra belirtilen dönemlerin defter ve beratları meslek mensubunun mali mührü veya NES’iyle zaman damgalı olarak imzalanıp yüklenebilir.
Belgede yer almayan dönemler için imzayı yine mükellefin kendi NES’i veya mali mührü atar. Bu yetki, mükellefin hukuki ve cezai sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.
Örneğin Gebze’de 40 mükellefle çalışan bir büro, muvafakatname veren mükelleflerin beratlarını tek bir NES ile imzalayabilir. Böylece her ay mükelleften token istemek veya şirkete gitmek gerekmez.
Tebliğ e-Defter imzasının zaman damgalı atılmasını ister. Zaman damgasını hangi yolla kullanacağınızı e-Defter yazılımınızın güncel yönergesinden kontrol edin.
NES mi, mali mühür mü?
Tebliğ, NES’i yalnız gerçek kişilerin kullanabileceği sertifika olarak tanımlar; mali mühür ise Kamu SM tarafından üretilen ayrı bir üründür. Şahsi büronuz için kendi adınıza aldığınız e-imza, NES tanımına girer. Tüzel kişi mükelleflerin kendi defterlerini kendileri imzalamaları gerektiğinde mali mühür kullanılır. Farkı e-imza ile mali mühür farkı yazımızda anlattık.
2. Büronuzun kendi e-SMM’si ve e-Faturası
Serbest meslek erbabı olarak düzenlediğiniz e-Serbest Meslek Makbuzu (e-SMM), GİB’in e-Arşiv Portal’ında oluşturulur. GİB’in e-Arşiv Portal başvuru dokümanına göre GİB Portal yöntemiyle başvuru mali mühür ya da e-imzayla yapılır. Portala girişte akıllı kartın yanında İnteraktif Vergi Dairesi kullanıcı kodu ve şifresi de kullanılabilir.
e-Fatura tarafında GİB, gerçek kişi mükelleflerin başvuruyu ve kullanımı NES ya da mali mühürle yapabileceğini belirtir. Başvuru GİB e-Belge sitesindeki adımlarla yapılır.
3. GİB e-Tebligat ve e-Devlet girişi
GİB’in bilgilendirme dokümanlarına göre mesleki kazanç yönünden gelir vergisi mükellefi olanlar e-Tebligat sistemini kullanmak zorundadır; serbest meslek erbabı mali müşavirler de bu kapsamdadır. Başvuru ve tebligat görüntüleme e-Devlet’teki “e-Tebligat Başvuru ve Görüntüleme” hizmetinden yapılabilir. Bu hizmete e-imzayla girmek seçeneklerden biridir.
Aynı token’la e-Devlet’te sizin adınıza sunulan diğer hizmetlere de girersiniz. Ayrıntılar e-Devlet’te e-imza ile giriş yazımızda.
4. SGK işlemleri
İşveren mükellefleriniz için SGK uygulamalarında hangi adımın e-imza istediği uygulamaya göre değişir. Bu konuyu SGK işlemlerinde e-imza yazımızda ayrıca ele aldık.
Büroda e-imza düzeni
E-imza kişiye özeldir; büronuzdaki stajyer veya diğer meslek mensupları sizin token’ınızla imza atamaz. Mükellefe ait mali mühür ve NES’ler ile kendi sertifikanızı ayrı bir listede, sahibi ve bitiş tarihiyle takip edin. Aynı token’ı ofis ve ev bilgisayarında kullanacaksanız kurulumu iki bilgisayarda da yapmanız gerekir.
Sertifikanızın süresi dolarsa yeni imza atamazsınız; daha önce attığınız imzalar geçerliliğini korur. Berat yükleme dönemine denk gelmemesi için süre bitmeden en az bir hafta önce yeni e-imzanızı almanızı öneriyoruz.
Fiyat ve teslim
ArkSigner nitelikli e-imzayı USB token ile teslim ediyoruz. 1 yıllık 2.450 TL, 2 yıllık 3.350 TL, 3 yıllık 3.850 TL’dir; ödeme havale/EFT veya nakit ile yapılır. Onaydan sonra token’ı aynı gün elden veya kuryeyle Gebze, Darıca, Çayırova ve Dilovası merkeze teslim ediyoruz.
Gebze’de destek
Büronuz için e-imza başvurusunu ve e-Defter yazılımınızla kullanacağınız bilgisayarın kurulumunu birlikte yapalım; kurulum desteğini uzaktan veriyoruz. Bize ulaşma yollarını iletişim sayfamızda bulabilirsiniz.