SGK işlemlerinde e-imza, uygulamanın istediği başvuru veya onay aşamasında USB token üzerinden kullanılır; bütün işlemler için zorunlu değildir. E-Bildirge ve işyeri tescil gibi işveren uygulamalarında kullanıcı adı ve şifreyle giriş de vardır. Bazı başvuru ve onaylarda ise e-imza istenebilir veya işlemi kolaylaştırabilir.
Bu yüzden ilk soru “SGK için e-imza almalı mıyım?” kadar “Hangi SGK işlemini yapacağım?” olmalıdır. Örneğin mevcut işyerinizin bir bildirimini göndermekle yeni bir işyeri için başvuru hazırlamak farklı ihtiyaçlar doğurabilir. Kullanacağınız uygulamayı ve yapmak istediğiniz işi söylediğinizde e-imza tarafındaki hazırlığı daha rahat konuşabiliriz.
Önce ilgili işveren uygulamasını bulun
SGK’nın işveren uygulamaları sayfasından ilgili hizmete ulaşabilirsiniz. Uygulamanın giriş yöntemi ve işlem akışı, kullanacağınız hizmete göre belirlenir. Mali müşavirinizle hangi başvuruyu yapacağınızı netleştirmeniz doğru yerden başlamanıza yardımcı olur.
Hazırlık sırasında aşağıdaki soruları yanıtlayabilirsiniz:
| Hazırlık konusu | Belirlemeniz gereken bilgi |
|---|---|
| Yapılacak iş | Bildirim, tescil, başvuru veya onay |
| Kullanılacak uygulama | İşlemin yürütüleceği SGK hizmeti |
| Giriş yöntemi | Kullanıcı adı ve şifre veya sunulan diğer yöntem |
| İmza aşaması | E-imza istenen adımın bulunup bulunmadığı |
| İşlemi yürüten kişi | İşveren, yetkili çalışan veya yetkilendirilmiş mali müşavir |
Örneğin mali müşaviriniz size belirli bir onayın e-imzayla verilmesi gerektiğini söylüyorsa uygulama adını da isteyin. Böylece bilgisayar hazırlığını ve kişisel sertifika ihtiyacını o işlem üzerinden ele alırız. Şirketinizde başka portallar da kullanılıyorsa bunları aynı ihtiyaç listesine ekleyebilirsiniz.
e-İmza gereken adımda nasıl ilerlenir?
İlgili uygulamayı açıp yapmak istediğiniz başvuruya geçin. E-imza aşamasında USB token bilgisayarınıza takılı olmalıdır. Gerekli sürücü ve imza uygulaması hazır olduğunda sertifikanızı seçip PIN’inizi girerek onay verirsiniz. Uygulamanın sunduğu işlem sonucunu da başvuru dosyanızla birlikte saklayabilirsiniz.
İlk kullanımda bilgisayar kurulumu gerekiyorsa biz uzaktan birlikte yapıyoruz. Hangi SGK uygulamasını kullanacağınızı önceden söylemeniz destek görüşmesini kolaylaştırır. Genel hazırlık için kurulum ve sık hatalar rehberimizden yararlanabilirsiniz. İşyerindeki bilgisayarda yazılım yükleme yetkisi bilgi işlem ekibindeyse kurulum zamanını bu ekiple planlayabilirsiniz.
Şirket yetkilisi ile mali müşavirin iş bölümü
Mali müşaviriniz verileri hazırlayabilir, hangi başvurunun gerektiğini belirleyebilir ve ilgili uygulamanın yetkilendirme sistemiyle işlemleri yürütebilir. Şirket yetkilisinin kendi imzasını vermesi gereken aşamalarda ise onayı ilgili kişi tamamlar. Böylece hazırlığı yapan kişiyle imzalayan kişinin görevi belli olur.
Örneğin işyeri bilgilerini muhasebe ekibiniz toplar, mali müşaviriniz başvuru içeriğini kontrol eder ve gerektiğinde yönetici kendi e-imzasıyla onay verir. Kişisel kullanımın ayrıntıları başkasına kullandırma rehberimizde yer alıyor. Ekibinizin başvuru ihtiyacını şirketler için e-imza sayfamız üzerinden de konuşabiliriz.
İşlemden önce ve sonra hangi bilgilere bakılır?
İşlemden önce işyeri bilgilerini, ilgili dönemi ve ek belgeleri bir araya getirin. Özellikle birden fazla işyerini takip ediyorsanız hangi kayıt üzerinde çalıştığınızı görmek faydalıdır. İmzalanacak içerik hazır olduğunda onay adımına geçebilirsiniz. Böylece eksik belge aramak için işlem akışına ara verme ihtiyacı azalır.
İşlemden sonra başvurunun durumunu ve varsa sonuç belgesini inceleyin. Örneğin başvurunun alındığını gösteren bir kayıt oluştuysa bunu ilgili işyeri klasöründe saklayabilirsiniz. Belgeleri konu ve dönem bilgisiyle adlandırmak, sonradan mali müşavirinizle aynı kayıt üzerinden konuşmanızı kolaylaştırır. Sonraki aşama için istenen bir işlem varsa bunu da iş takviminize ekleyebilirsiniz.
Birden fazla işyeriyle çalışıyorsanız
Aynı dönemde birkaç işyerinin işlemlerini takip ediyorsanız her biri için uygulama ve işlem adını ayrı not edin. Örneğin bir işyerinin bildirimi hazırlanırken diğerinde tescil başvurusu yürüyebilir. Bu işler farklı adımlar gerektirebilir. Mali müşavirinizle hazırladığınız liste üzerinden hangi işlemde kimin onayının gerektiğini belirleyebilir, e-imza hazırlığını da o kişiye göre yapabilirsiniz.
E-imza başvurusu veya süresi dolan e-imza için yeni alım
İlk başvuru için geçerli kimlik belgenizi, cep telefonu ve e-posta bilgilerinizi hazırlayın. Kurum bilgisi eklenecekse şirket unvanı ve vergi numarasını da konuşuruz. Başvuru sayfamız temel adımları, fiyat sayfamız ise süre ve paket seçeneklerini anlatır.
Mevcut sertifikanızın süresi bitmek üzereyse yenileme yerine yeni sertifika ve yeni USB token veriyoruz; e-imzanızı bizden aldıysanız özel fiyat uyguluyoruz (ayrıntılar). Kimlik doğrulaması ve sertifika onayı sonrasında USB token’ı aynı gün elden veya kuryeyle teslim ediyoruz. Kullanacağınız bilgisayar için kurulum desteğini de teslim planına ekleyebiliriz.
Gebze’de destek
SGK’da yapacağınız işlemi ve kullanacağınız uygulamayı iletişim sayfamızdan bize yazabilirsiniz. E-imza gereken adım için başvurunuzu, tesliminizi ve uzaktan kurulumunuzu birlikte hazırlayalım.