Hayır, e-imzanızı başkasına kullandıramazsınız; sizin adınıza oluşturulan imzanın sorumluluğu size aittir. USB token ve PIN ile yapılan işlem, ıslak imzanız gibi hukuken bağlayıcı sonuç doğurur. Muhasebeciniz, asistanınız veya yakınınız belgeyi hazırlayabilir. Kendi sertifikanızla verilecek kişisel imza onayını ise siz tamamlarsınız.
Örneğin muhasebeciniz bir başvuru formunu doldurup eklerini hazırlayabilir. Siz içeriği inceledikten sonra kendi e-imzanızla onay verirsiniz. Muhasebecinizin doğrudan işlem yürütmesi gerekiyorsa ilgili kurumun yetkilendirme sistemi kullanılır. Bu iş bölümü, hazırlığı yapan kişiyle imzayı atan kişinin görevini açık hâle getirir.
e-İmza neden kişiye özeldir?
Sertifika sizin kimliğinizle ilişkilidir. “Nitelikli e-imza” dediğimiz ürün, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’ndaki nitelikli elektronik sertifikaya dayanan “güvenli elektronik imza”yı anlatır. Güvenli elektronik imza, kanunun resmî şekil, özel tören ve teminat sözleşmeleri için belirlediği istisnalar dışında elle atılan imzayla aynı hukuki sonucu doğurur.
Hukuki çerçeveyi BTK’nın e-imza açıklamalarında, istisnaların kapsamını da 5070 sayılı Kanun’un güncel metninde inceleyebilirsiniz. Token ve PIN’e sahip birinin sizin adınıza imza oluşturabilmesi, kişisel kontrolün neden önemli olduğunu açıklar. Bu nedenle USB token’ınızı ve PIN’inizi başkasıyla paylaşmayın.
Muhasebeciyle iş bölümü nasıl yapılır?
Mali müşaviriniz hazırlığı yürütebilir ve kurumun kabul ettiği yetkilendirmeyle kendi rolünde işlem yapabilir. Örneğin GİB’deki mali müşavir yetkilendirmesi gibi kurum sistemleri, temsil ilişkisini ilgili hizmet içinde tanımlar. E-imza gereken yerde mali müşavir kendi sertifikası ve tanımlı yetkisiyle ilerler.
Günlük çalışmayı aşağıdaki gibi düzenleyebilirsiniz:
| İş | Uygun görev dağılımı |
|---|---|
| Bilgileri toplamak | Muhasebe veya ilgili çalışan |
| Belgeyi hazırlamak | Konuyu takip eden kişi |
| İçeriği kontrol etmek | İmzayı verecek kişi ve ilgili uzman |
| Kişisel e-imza onayı vermek | Sertifika sahibi |
| Temsilci olarak işlem yapmak | Kurumda yetkilendirilmiş kişi |
| Sonuç kaydını saklamak | İşin takibini yapan ekip |
Örneğin aylık rutin işler için hazırlığı muhasebe ekibiniz sürdürebilir. Yönetici onayı gereken belgeler belirli bir zamanda incelemenize sunulur. Kurumun temsilciye izin verdiği işlemler de tanımlı kullanıcıyla yürütülür. Birden fazla imza sahibi varsa ihtiyaçları şirketler için e-imza sayfamız üzerinden birlikte planlayabiliriz.
Kendi onayınızı verirken neye bakabilirsiniz?
İmzalama aşamasında belgeyi açıp adını, içeriğini ve ilgili iş bilgisini gözden geçirin. Örneğin şirket başvurusuysa doğru şirketin, dönem bilgisi varsa doğru dönemin seçildiğini görebilirsiniz. Hazırlık tamamlandığında kendi sertifikanızla imzayı oluşturursunuz. Çıktıyı kaydetmek, hangi sürümü onayladığınızı sonradan bulmanızı kolaylaştırır.
PDF imzalıyorsanız oluşan dosyanın imza panelinde kendi sertifikanızı inceleyebilirsiniz. Dosyayı hazırlayan kişi sonucu ilgili iş klasörüne ekleyebilir. Teknik adımlar için PDF ve belge imzalama rehberimiz yardımcı olur. Bu düzen, içerik kontrolünü ve belge takibini günlük iş akışına yerleştirir.
Uzaktan kurulum desteğinde süreç nasıl işler?
Biz bilgisayarınızdaki gerekli sürücü ve imza uygulamasını uzaktan birlikte hazırlıyoruz. Sertifikanızın uygulamada göründüğünü kontrol ediyor, kullanacağınız portalın hazırlığını konuşuyoruz. PIN girişi gereken aşamada onayı siz tamamlarsınız. Kodunuzu mesajla veya sözlü olarak iletmeniz gerekmez.
Örneğin ekran paylaşımı sırasında kurulum tamamlandıktan sonra imzalama aşamasına geçebilirsiniz. PIN girişinde uzaktan kontrolü durdurup kodu kendiniz girersiniz. Böylece teknik destek alırken kişisel imza kararını da kendiniz verirsiniz. Kullanacağınız bilgisayarı önceden söylemeniz, destek görüşmesini planlamamıza yardımcı olur.
İmza saatini iş düzeninize nasıl yerleştirebilirsiniz?
Belgeleri hazırlayan kişi, imzalanacak son sürümü kısa bir konu notuyla size sunabilir. Örneğin “işyeri başvurusu, ekler tamamlandı” şeklindeki bilgi incelemeyi kolaylaştırır. Siz belgeyi açıp onayınızı verir, sonuç dosyasını ekibe iletirsiniz. Gün içinde bu kontrol için uygun bir zaman belirlemek, hazırlık ekibinin de plan yapmasını sağlar. Böylece işler ilerlerken her belgeyi kimin onayladığı belli olur.
Daha önce paylaşıldıysa veya cihaz kayıpsa
Cihazı yeniden kendi kontrolünüze alıp PIN değişikliği için sağlayıcının yöntemini uygulayın. Bilginiz dışında imza oluşturulmuş olabileceğini düşünüyorsanız sertifika sağlayıcısına durumu bildirin. Kayıp veya çalıntıda sertifikanızı derhal iptal ettirin; adımları kayıp rehberimizde bulabilirsiniz.
Yeni bir imza sahibi için başvuru sürecini hazırlayabilir, süre seçeneklerini e-imza fiyatları sayfamızda karşılaştırabilirsiniz. Her kişinin kimliği ve görevi üzerinden ilerleyerek işletmenize uygun kullanım düzenini kurabiliriz.
Gebze’de destek
Muhasebecinizle veya çalışanlarınızla e-imza iş bölümünü planlamak için iletişim sayfamızdan bize ulaşabilirsiniz. Hangi işlemi kimin hazırladığını ve kimin imzalayacağını yazın; kişisel başvuruları ve bilgisayar kurulumunu birlikte hazırlayalım.