e-İmza bir kişiye, e-mühür bir kuruma aittir. e-İmza, belgeyi imzalayan kişinin kim olduğunu ve o belgeyi onayladığını gösterir. e-Mühür ise belgenin belirli bir şirket veya kurum tarafından oluşturulduğunu ve sonradan değiştirilmediğini kanıtlar. Birbirinin yerine kullanılmazlar.
Kâğıt dünyasındaki karşılığı basittir: e-imza yöneticinin imzası, e-mühür şirketin kaşesi ya da mührüdür. Bir sözleşmede imza olmadan yalnız kaşe yetmediği gibi, elektronik ortamda da e-mühür e-imzanın yerini tutmaz.
Temel farklar
| e-İmza | e-Mühür | |
|---|---|---|
| Kime ait? | Gerçek kişiye | Kurum veya tüzel kişiye |
| Neyi gösterir? | Kişinin kimliğini ve imza iradesini | Belgenin kaynağını (hangi kurum) ve bütünlüğünü |
| Hukuki karşılığı | Elle atılan imza | Fiziki mühür, resmî mühür dahil |
| Dayanağı | 5070 sayılı Kanun md. 5 | 5070 sayılı Kanun ek md. 1 |
| Kim kullanır? | Sertifikanın sahibi olan kişi | Kurumun yetkilendirdiği sistem veya kişiler |
| Tipik kullanım | Sözleşme, dilekçe, ihale teklifi, portal girişi | Kurumun toplu ürettiği belgeler, kurumlar arası yazışma |
e-İmza nedir?
e-İmza, nitelikli elektronik sertifikaya dayanan ve yalnız sahibinin kullanabildiği elektronik imzadır. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’nun 5. maddesine göre güvenli elektronik imza, elle atılan imzayla aynı hukuki sonucu doğurur. Bu konuyu e-imza hukuki geçerliliği yazımızda ayrıntılı anlattık.
e-İmza kişiye özeldir; devredilemez, başkasına kullandırılamaz. Şirkette imza yetkisi olan her kişi için ayrı sertifika gerekir. Örneğin iki ortağın birlikte imza yetkisi varsa iki ayrı e-imza alınır.
e-Mühür nedir?
e-Mühür, 2021’de 5070 sayılı Kanun’a eklenen ek 1. maddeyle tanımlandı. Kanuna göre elektronik mühür, belgenin veya verinin mühür sahibi tarafından oluşturulduğunu, kaynağını ve bütünlüğünü garanti eden delil kaydıdır. Resmî mühür dahil her türlü fiziki mühürle aynı hukuki niteliktedir.
Kanun, e-mühür sahibi olabilecekleri de sayar: kamu kurum ve kuruluşları, kamu idareleri, kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları, kamu ve özel hukuk tüzel kişileri, yargı mercileri ve noterlikler. Listede gerçek kişi yoktur. Şahıs şirketi sahibi olarak kendi adınıza imza atacaksanız ihtiyacınız e-imzadır.
e-Mührün ayrıntıları, 14 Eylül 2022 tarihli Resmî Gazete’de yayımlanan Elektronik Mühre İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ile düzenlendi. Yönetmeliğin 7. maddesi önemli bir sınır koyar: nitelikli elektronik mühür sertifikası, güvenli elektronik imza oluşturmak amacıyla kullanılamaz.
Şirketiniz hangisine ihtiyaç duyar?
Soruyu “belgeyi kim onaylıyor?” diye sorun:
- Bir kişi onaylıyorsa e-imza gerekir. Sözleşmeyi imzalayan müdür, ihale teklifini imzalayan yetkili, SGK veya diğer kurum portallarında işlem yapan kişi bu gruptadır.
- Belge kurum adına otomatik üretiliyorsa e-mühür kullanılabilir. Örneğin bir kurumun sisteminden binlerce belgenin kurum adına mühürlenerek çıkması bu gruptadır.
- Mevzuat belirli bir ürünü şart koşuyorsa o ürün gerekir. e-Fatura gibi işlemlerde istenen mali mühür, ayrı bir üründür. Farkı e-imza ile mali mühür farkı yazımızda anlattık.
Gebze’deki küçük ve orta ölçekli işletmelerin günlük ihtiyacı çoğunlukla birinci maddedir: yetkilinin e-imzası. e-Mühür, belge üretimini otomatikleştiren kurumlar için anlam taşır.
Örnek: Bir üretim şirketi
Şirketin müdürü EKAP’ta teklif verir ve tedarikçi sözleşmelerini imzalar; bunun için kendi adına e-imza alır. Muhasebe müdürü SGK işlemlerini yürütür; o da kendi e-imzasını kullanır. Şirketin e-fatura düzenlemesi ise mali mühür veya entegratör çözümüyle yürür. Bu tabloda e-mühür ihtiyacı yoktur, ancak iki ayrı e-imza vardır.
e-Mühür e-imzanın yükünü azaltır mı?
Yalnız belirli bir alanda. Kurum adına çok sayıda belge üreten bir yapı, her belgeyi tek tek bir yöneticiye imzalatmak yerine kurum mührüyle mühürleyebilir. Ancak bir kişinin iradesini gerektiren işlemlerde, örneğin sözleşme imzalamada veya ihale teklifinde, yetkilinin e-imzası yine gerekir. e-Mühür bu işlemleri kendi başına karşılamaz.
Biz ne sağlıyoruz?
Biz ArkSigner nitelikli e-imza sağlıyoruz; e-imza USB token ile teslim edilir. Şirket yetkilileri için başvuruda kimlik belgesine ek olarak imza sirküleri, vergi levhası ve ticaret sicil gazetesi istenir. Fiyatlar 1 yıllık 2.450 TL, 2 yıllık 3.350 TL, 3 yıllık 3.850 TL’dir; ayrıntılar e-imza fiyatları sayfamızda. Birden fazla yetkili için planlama yapacaksanız şirketler için e-imza sayfamıza bakın.
Gebze’de destek
Şirketinizin e-imza mı e-mühür mü istediğinden emin değilseniz, kullanacağınız sistemi ve yapacağınız işlemi iletişim sayfamızdan WhatsApp ile bize yazın; birlikte bakalım. Yetkililer için e-imzayı onaydan sonra aynı gün teslim ediyoruz.