E-imza bir kişiye, mali mühür bir şirkete düzenlenir. E-imza, şirket yetkilisinin e-Devlet, UYAP, EKAP veya sözleşme işlerinde kullandığı kendi imzasıdır. Mali mühür ise e-Fatura, e-Defter ve e-Arşiv gibi GİB e-belge uygulamalarında şirketin elektronik mührüdür. Biri diğerinin yerini tutmaz.
İki ürün de bir sertifikayla ve çoğu zaman benzer bir USB cihazla çalıştığı için karıştırılır. Ayrımı yapan cihaz değil, sertifikanın kimin adına düzenlendiğidir.
Karşılaştırma tablosu
| E-imza | Mali mühür | |
|---|---|---|
| Kime düzenlenir? | Gerçek kişiye (T.C. kimlik no) | Kuruma / vergi mükellefine (vergi no) |
| Ne işe yarar? | Kişinin kendi imzası: giriş, belge ve sözleşme imzalama | Kurum adına e-belge oluşturma ve gönderme |
| Tipik kullanım | e-Devlet, UYAP, EKAP, KEP, PDF imzalama | e-Fatura, e-Defter, e-Arşiv, e-İrsaliye |
| Kimden alınır? | BTK yetkili ESHS’ler (ör. ArkSigner) | Kamu SM (TÜBİTAK BİLGEM) |
| Hukuki dayanak | 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu | Vergi mevzuatı ve GİB e-belge düzenlemeleri |
E-imza: yetkilinin kendi imzası
E-imza, sahibinin kimliğine bağlıdır. Şirketin müdürü olsanız da sertifika sizin adınızadır. Nitelikli e-imzanın attığı imza, 5070 sayılı Kanun’a göre ıslak imzanızla aynı hukuki sonucu doğurur.
Şirket adına işlem yaparken iki şey birlikte gerekir: kişisel e-imzanız ve ilgili sistemde şirketi temsil yetkiniz. Örneğin EKAP’ta teklif sözleşmesini imzalayacak kişinin hem geçerli e-imzası hem de şirket adına imza yetkisi olmalıdır. Konuyu ihale için e-imza yazısında anlattık.
E-imza devredilemez, başkasına kullandırılamaz. Şirkette imza atacak her yetkili için ayrı sertifika alınır. Temel bilgiler için e-imza nedir yazısına bakabilirsiniz.
Mali mühür: şirketin mührü
Mali mühür, GİB’in e-belge uygulamalarında belgeyi kurum adına doğrulamak için kullanılır. e-Fatura gönderirken faturaya şirketin mührü basılır; o faturayı hangi çalışanın hazırladığı mühür açısından fark etmez.
Mali mühür Kamu SM üzerinden alınır, yenilenir ve kilidi Kamu SM’nin kendi sistemlerinden çözülür. Biz mali mühür satmıyoruz. Başvuru için Kamu SM’nin kendi sayfasındaki adımları izleyin.
Gerçek kişi mükelleflerin bazı e-belge uygulamalarında mali mühür yerine kendi e-imzasını kullanabildiği durumlar vardır. İşletmeniz şahıs işletmesiyse hangisinin gerektiğini mali müşavirinizle teyit edin.
Şirketinize hangisi gerekir?
Şu sorularla karar verebilirsiniz:
- Fatura ve defteri elektronik mi tutacaksınız? e-Fatura veya e-Defter mükellefi bir şirketseniz mali mühür gerekir.
- Yetkili e-Devlet’e girip şirket işlemi yapacak mı? Bunun için yetkilinin kendi e-imzası gerekir.
- İhaleye mi gireceksiniz? EKAP’ta imzayı yetkili kişi kendi e-imzasıyla atar.
- Sözleşme veya kurumlarla yazışma imzalanacak mı? Bunlar kişisel imza gerektirir; e-imza kullanılır.
- Kaç kişi imza atacak? Her biri için ayrı e-imza hesaplayın.
e-Fatura mükellefi olan ve yetkilisi e-imzayla işlem yapan bir şirkette ikisi birlikte gerekir: şirket için bir mali mühür, her yetkili için bir e-imza.
Örnek: iki ortaklı bir limited şirket
Gebze’de iki ortakla kurulan, ikisi de müdür olan bir limited şirket düşünelim. Şirket e-Fatura mükellefi olacak ve kamu ihalelerine girecek.
Bu şirkete gerekenler:
- 1 mali mühür: Şirket adına e-Fatura ve e-Defter için. Kamu SM’den alınır.
- 2 e-imza: Her müdür için bir tane. EKAP’ta sözleşme imzalamak, e-Devlet’te şirket işlemi yapmak ve sözleşmeleri imzalamak için.
Müdürlerden biri diğerinin token’ıyla imza atamaz. Mali mühürle de sözleşme imzalanmaz. Üç ürünün bitiş tarihleri ayrı ayrı takvime yazılır.
Benzer cihaz, farklı sertifika
Elinizdeki cihazın hangi sertifikayı taşıdığını görünüşünden anlayamazsınız. Cihazı taktığınızda yönetim programında sertifika sahibine bakın. Sahibi bir kişi adıysa e-imzadır; şirket unvanı ve vergi numarası yazıyorsa mali mühürdür.
Bitiş tarihlerini ayrı takip edin. Yeni e-imza almak mali mührü yenilemez; mali mührün yenilenmesi de e-imzanızın süresini uzatmaz.
Fiyat karşılaştırması
E-imza fiyatını mali mühür fiyatıyla karşılaştırmak doğru olmaz; ikisi farklı ihtiyaçları karşılar. Bizdeki ArkSigner e-imza paketleri: 1 yıllık 2.450 TL, 2 yıllık 3.350 TL, 3 yıllık 3.850 TL. Ayrıntılar e-imza fiyatları sayfasında.
Şirket başvurusunda yetkili için T.C. kimlik numarası ve geçerli kimlik belgesinin yanında imza sirküleri, vergi levhası ve ticaret sicil gazetesi istenir. Onaydan sonra token’ı aynı gün elden veya kurye ile teslim ediyoruz.
Gebze’de destek
Şirketinizin yetkilileri için e-imza almak istiyorsanız hafta içi 09:00–18:00 arası bize WhatsApp veya telefonla ulaşın; kaç kişi için başvuru yapılacağını söylemeniz yeterli. Güncel iletişim bilgileri iletişim sayfasında.