Şahıs işletmesiyseniz e-fatura için nitelikli e-imza yeterlidir; şirketseniz mali mühür gerekir. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB), e-fatura başvurusunun tüzel kişilerce mali mühürle, gerçek kişilerce nitelikli elektronik sertifika (e-imza) ya da mali mühürle elektronik ortamda yapılacağını açıkça belirtir. Bu ayrım ürün seçiminde ilk sorudur.
Örneğin Gebze’de tek başına çalışan bir elektrikçi, kendi adına aldığı e-imzayla e-fatura başvurusunu tamamlayabilir. Aynı kişi bir limited şirketin müdürüyse şirket adına e-fatura için mali mühür gerekir. E-imza kişiye aittir; şirketin kendisini temsil etmez.
Kim hangi aracı kullanır?
GİB’in e-Fatura başvuru sayfası ve e-Arşiv Portal başvuru dokümanı esas alındığında tablo şöyledir:
| Mükellef türü | e-Fatura başvurusu ve kullanımı | e-Arşiv Portal başvurusu |
|---|---|---|
| Gerçek kişi (şahıs işletmesi, serbest meslek) | Nitelikli e-imza veya mali mühür | E-imza veya mali mühür |
| Tüzel kişi (limited, anonim şirket vb.) | Mali mühür | Mali mühür |
Mali mühür, Kamu SM tarafından üretilen ayrı bir üründür ve bizim sattığımız kişisel e-imza paketlerinin yerine geçmez. Farkı ayrıntılı görmek için e-imza ile mali mühür farkı yazımıza bakabilirsiniz.
e-Fatura’ya geçmenin üç yolu
GİB, e-fatura uygulamasından üç yöntemle yararlanılabileceğini belirtir:
- Özel entegratör: GİB’den izin almış bir firmanın sistemi üzerinden fatura kesersiniz. Başvuru adımlarını entegratörünüz yönlendirir.
- Bilgi işlem sisteminin entegrasyonu: Kendi yazılım altyapısını GİB’e bağlayan büyük işletmeler içindir. Bu yöntemden yalnız tüzel kişiler yararlanabilir.
- GİB Portal: GİB’in ücretsiz sunduğu portal üzerinden fatura düzenleyip alırsınız. Küçük işletmelerin sık seçtiği yöntemdir.
Hangi yöntemi seçerseniz seçin, başvuruda bir elektronik imza aracı kullanılır. Bu yüzden e-imzanızın başvurudan önce elinizde ve bilgisayarınızda çalışır durumda olması gerekir.
Şahıs işletmesi için başvuru adımları
GİB Portal yöntemini seçen bir gerçek kişi mükellef için sıra şöyledir:
- E-imzanızı edinin. Başvuru, kimlik doğrulama ve sertifika onayından sonra USB token’ınızı teslim alırsınız.
- Bilgisayarı hazırlayın. Token sürücüsünü ve imza programını kurun; gerekli programlar e-imza programları sayfamızda listelenir.
- GİB imzalama aracını kurun. e-Belge sitesindeki (ebelge.gib.gov.tr) imzalama aracını indirip çalıştırın.
- Elektronik başvuruyu yapın. e-Belge Başvuru ekranında e-Fatura başvuru formunu doldurun.
- Formu e-imzanızla imzalayın. Token takılıyken sertifikanızı seçip PIN’inizi girin.
- Hesabın açılmasını bekleyin. GİB, uygun bulduğu gerçek kişi mükelleflerin kullanıcı hesaplarını tanımlayıp aktive eder; sonrasında portalı kullanırsınız.
e-Fatura’ya kayıtlı mükellefler, e-fatura kullanıcısı olmayan alıcılara e-Arşiv Fatura düzenler. Bu nedenle e-Arşiv tarafını da aynı hazırlıkta ele almak mantıklıdır.
e-Arşiv Portal’da e-imza ne işe yarar?
e-Arşiv Portal; e-Arşiv Fatura, e-Serbest Meslek Makbuzu (e-SMM) ve e-Müstahsil Makbuzu için kullanılır. GİB’in başvuru dokümanına göre GİB Portal yöntemiyle başvuru mali mühür ya da e-imzayla yapılır. Başvuru tamamlandığında e-posta adresinize bildirim gelir.
Portala girişte iki seçenek vardır: akıllı kart (e-imza veya mali mühür) ile giriş ve İnteraktif Vergi Dairesi kullanıcı kodu ve şifresiyle giriş. Yani günlük fatura kesmek için token’ı her seferinde takmanız gerekmeyebilir. Serbest meslek erbabıysanız (avukat, doktor, mühendis gibi) e-SMM için de bu portal kullanılır.
Yöntem koşulları ve zorunluluk sınırları zaman içinde değişebildiği için başvurmadan önce GİB’in e-Belge sitesindeki güncel duyurulara bakın.
Şirket yetkilisinin e-imzası yine de gerekir mi?
Şirketin e-faturası mali mühürle yürür; yetkilinin kişisel e-imzası ise başka işlerde kullanılır. Örneğin e-Devlet’te e-imzayla giriş, ticaret sicili işlemleri, ihale başvuruları veya PDF sözleşme imzalama kişisel e-imza ister. Bir şirkette hem mali mühür hem yetkili e-imzası birlikte bulunur; biri diğerinin yerine geçmez.
Birden çok yetkili varsa her biri için ayrı e-imza gerekir; bir sertifika başkasına kullandırılamaz. Ekip planlaması için şirketler için e-imza sayfamızı inceleyebilirsiniz.
Fiyat ve teslim
ArkSigner nitelikli e-imzayı USB token ile teslim ediyoruz; kart okuyucu gerekmez. 1 yıllık paket 2.450 TL, 2 yıllık 3.350 TL, 3 yıllık 3.850 TL’dir. Ödeme havale/EFT veya nakit ile yapılır. Onaydan sonra token’ı aynı gün elden veya kuryeyle Gebze, Darıca, Çayırova ve Dilovası merkeze teslim ediyoruz. Ayrıntılar e-imza fiyatları sayfamızda.
Gebze’de destek
Şahıs işletmeniz için e-fatura başvurusuna hazırlanıyorsanız e-imza başvurusunu ve bilgisayar kurulumunu birlikte yapalım. Bize ulaşma yollarını iletişim sayfamızda bulabilirsiniz.