Şirket kurarken bazı başvuru ve ticaret sicili işlemleri için e-imza gerekir; ihtiyaç şirket türüne ve yapacağınız işleme göre değişir. Kuruluş süreci MERSİS üzerinden yürütülür. Mali müşaviriniz ve ticaret sicili müdürlüğüyle hangi yetkilinin, hangi adımda imza atacağını netleştirdiğinizde e-imza hazırlığını doğru kişi adına yapabiliriz.
Örneğin şirket sözleşmesi hazırlanan iki ortaklı bir işletmede işlemleri bir ortak takip ediyor olabilir. İlk iş, hangi başvuruda kimlerin imzasının gerektiğini belirlemektir. Biz de imza atacak kişilerin kimlik ve iletişim bilgileriyle başvurularını hazırlıyoruz. Böylece kuruluş dosyası ilerlerken e-imza tarafındaki ihtiyaç da karşılanır.
MERSİS sürecinde e-imza nerede kullanılır?
MERSİS, şirket kuruluşu ve ticaret sicili işlemlerinin elektronik ortamda yürütüldüğü sistemdir. Başvuru ve sonraki sicil işlemlerinde yetkililerin e-imzası işlemleri hızlandırır; bazı işlemlerde imza istenir. Sürecin genel çerçevesini Ticaret Bakanlığının MERSİS sayfasında inceleyebilirsiniz.
Kuruluş hazırlığında şu soruları mali müşavirinizle birlikte yanıtlamak faydalıdır:
- Hangi şirket türü için başvuru yapılacak?
- Kuruluş başvurusunu kim hazırlayacak?
- Hangi ortak veya yetkililer imza atacak?
- E-imza gereken aşama iş takviminde ne zaman?
- Kuruluştan sonra hangi elektronik hizmetler kullanılacak?
Bu liste, e-imza başvurusunu kuruluş takvimine yerleştirmenizi sağlar. Örneğin imza atacak yönetici şehir dışında olacaksa kimlik doğrulaması ve teslim hazırlığını daha erken konuşabilirsiniz. E-imza nasıl alınır sayfamız başvurunun temel adımlarını anlatır.
e-İmza şirketin mi, yetkilinin mi adına alınır?
E-imza, imzalayacak gerçek kişinin adına alınır. Şirket yöneticisi veya ilgili işlemde yetkili kişi kendi sertifikasını kullanır. Sertifikaya kurum bilgisi eklenebilir; bu durumda şirket unvanı ve vergi numarası gibi bilgileri hazırlıyoruz. Gerektiğinde yetki belgesi de başvuruya eklenir.
Örneğin şirketin mali işlerinden sorumlu yönetici belirli başvuruları imzalayacaksa e-imza o kişinin adına düzenlenir. Başvuru hazırlığını şirketten bir çalışan takip edebilir, kimlik doğrulamasını ise sertifika sahibi tamamlar. Bu iş bölümünü başkası adına e-imza başvurusu yazımızda açıklıyoruz.
Mali mühür hangi ihtiyaca cevap verir?
Mali mühür, şirketin kendisi için kullanılan ayrı bir üründür. Kişisel e-imza ile mali mühür ihtiyacını, kullanacağınız uygulamalara göre belirleyebilirsiniz. Örneğin kuruluş sırasında kişisel imza ihtiyacı gündeme gelirken sonraki elektronik belge uygulamalarında mali mühür de konuşulabilir. Ayrıntıları e-imza ile mali mühür farkı yazımızda bulabilirsiniz.
Kuruluştan sonra e-imza nerelerde kullanılır?
Şirket kurulduktan sonra SGK işveren işlemleri, e-Tebligat ve e-Beyanname gibi elektronik süreçlerde e-imza sık kullanılır. Her hizmetin giriş yöntemi ve kullanıcı yetkisi kendi uygulamasına göre belirlenir. Mali müşavirinizle kullanacağınız hizmetleri listelemek, hangi kişinin hangi işlemi yürüteceğini görmenizi sağlar.
Örneğin mali müşaviriniz bildirim hazırlığını yaparken şirket yöneticisinin onaylayacağı başka başvurular bulunabilir. İşleri kişi ve görev bazında ayırdığınızda başvuru sayısını da daha doğru belirlersiniz. Birden fazla imza sahibi için şirketler için e-imza sayfamızdan yararlanabilirsiniz.
Başvuru ve bilgisayar hazırlığı nasıl yapılır?
Geçerli kimlik belgenizi, cep telefonu ve e-posta bilgilerinizi hazır bulundurun. Kurum bilgisi eklenecekse şirket bilgilerini de görüşmemize ekleyin. Bilgiler tamamlanıp kimlik doğrulaması ve sertifika onayı sonuçlandıktan sonra USB token’ınızı aynı gün elden veya kuryeyle teslim ediyoruz. Kurulumu uzaktan birlikte yapıyoruz.
Kullanacağınız bilgisayarı önceden belirlemek işleri kolaylaştırır. Şirket bilgisayarında yazılım yüklemek için bilgi işlem desteği gerekiyorsa kurulumu birlikte planlayabiliriz. Hazırlığın sonunda sertifikanızın uygulamada göründüğünü kontrol eder, kullanacağınız portal için ilk adımları konuşuruz. Böylece belge hazırlığı ile teknik hazırlık aynı takvimde ilerler.
Kuruluş dosyasına küçük bir takip notu ekleyin
Dosyanızda imzalayacak kişinin adını, kullanılacak portalı ve başvurunun durumunu birlikte tutabilirsiniz. Örneğin mali müşaviriniz evrakı hazırlarken siz e-imza başvurunuzu takip edersiniz. Sertifika hazır olduğunda bunu dosyayı hazırlayan kişiye bildirirsiniz. Bu basit paylaşım, herkesin aynı aşamayı bilmesini sağlar ve imza gerektiğinde hangi kişiyle ilerleyeceğinizi açık tutar.
Sertifika süresini nasıl planlayabilirsiniz?
Kuruluştan sonraki düzenli kullanımınızı da düşünerek bir, iki veya üç yıllık seçenekleri karşılaştırabilirsiniz. Paket kapsamını e-imza fiyatları sayfamızda görebilirsiniz. Mevcut e-imzanızın süresi dolmak üzereyse yeni sertifika ve yeni USB token gerekir; bizden almış müşterilerimize özel fiyat uyguluyoruz (ayrıntılar).
Gebze’de destek
Şirket kuruluşu için imza atacak kişileri ve işlem tarihinizi iletişim sayfamızdan bize yazabilirsiniz. Mali müşavirinizin belirlediği ihtiyaç üzerinden başvuruları hazırlayalım; teslim ve uzaktan kurulumu kuruluş takviminize göre birlikte planlayalım.