Hayır, e-imza başkası adına alınamaz; sertifika sahibinin kimlik doğrulamasını kendisinin tamamlaması gerekir. Bir çalışanınız veya yakınınız başvuru hazırlığına yardımcı olabilir. İmzayı kullanacak kişi ise başvurunun merkezindedir. Biz ilk görüşmede bu kişiyi belirleyip hazırlığı onun adına yapıyoruz.
Örneğin şirketinizin muhasebecisi sizin için paket araştırabilir, gerekli şirket bilgilerini hazırlayabilir ve teslim görüşmesini takip edebilir. Siz kendi kimlik doğrulamanızı tamamladığınızda başvuru ilerler. Böylece muhasebeciniz hazırlık yükünü azaltır, sertifika da doğru kişinin adına düzenlenir.
Başvuruya yardım etmek neleri kapsar?
Başvuru hazırlığındaki birçok işi birlikte yürütebilirsiniz. Özellikle yoğun çalışan yöneticiler için bir çalışma arkadaşının bilgileri toparlaması işleri kolaylaştırır. Kişisel doğrulama aşaması geldiğinde sertifika sahibi sürece katılır.
| Yapılacak iş | Kim yapabilir? |
|---|---|
| Paketleri araştırmak | Başvuru sahibi veya yardımcı olan kişi |
| Gerekli belge listesini öğrenmek | Başvuru sahibi veya yardımcı olan kişi |
| Şirket unvanı ve vergi numarasını hazırlamak | Şirketin ilgili çalışanı |
| Kimlik doğrulamasını tamamlamak | Sertifika sahibi |
| Kişisel e-imzayla belge imzalamak | Sertifika sahibi |
Başvurunun genel sırasını e-imza nasıl alınır sayfamızda anlatıyoruz. Hazırlıkta kimlik belgesi, cep telefonu ve e-posta bilgileri öne çıkar. Kurum bilgisi eklenecekse gerekenleri gerekli belgeler yazımızdan inceleyebilir, kendi durumunuzu bize sorabilirsiniz.
Vekâletname varsa nasıl işlem yapılır?
Vekâletname belirli bir işte başka birini temsil etmenizi sağlar. Elektronik ortamda temsil yoluyla işlem yaparken kendi e-imzanızı kullanırsınız. Temsil yetkinizin ilgili kurumda tanımlanması ve yapmak istediğiniz işlemi kapsaması gerekir. Hangi kaydın gerektiğini işlemi yürüten kurumdan öğrenebilirsiniz.
Örneğin bir şirketin belirli başvurusunu vekil olarak takip edecekseniz önce portalın temsilci için istediği belgeleri hazırlarsınız. Yetkiniz tanımlandıktan sonra kendi sertifikanızla ilerlersiniz. Bu düzen, başvuruyu kimin hazırladığını ve imzayı kimin attığını açık hâle getirir.
Yakınlık veya ortaklık durumu değiştirir mi?
Hayır, eşinizin, kardeşinizin veya ortağınızın sertifikası yine o kişiye aittir. İmzayı sizin atmanız gerekiyorsa kendi adınıza e-imza edinirsiniz. Kişisel kullanımın ayrıntılarını e-imzayı başkasına kullandırma yazımızda bulabilirsiniz.
Bir aile işletmesinde herkesin aynı işi takip etmesi oldukça olağandır. Yine de imzalanacak belgeyi kimin onaylayacağına baştan karar vermek başvuruyu kolaylaştırır. Örneğin iki ortak farklı işlemleri imzalayacaksa her biri için ayrı sertifika ihtiyacını konuşuruz. Evrak hazırlığını ise tek bir çalışan koordine edebilir.
Şirketin e-imzası kimin adına olur?
Şirket için kullanılan e-imza, imzalayacak gerçek kişinin adına düzenlenir. Bu kişi şirket sahibi, yönetici veya ilgili işlemde yetkili başka bir kişi olabilir. Sertifikaya kurum bilgisi eklenmesi mümkün olduğunda şirket unvanı ve vergi numarası da başvuruya dâhil edilir.
Örneğin bir şirket yöneticisinin sertifikasında kendi adı bulunur; kurum bilgileri de buna eşlik edebilir. Şirket içindeki rolünü ve kullanacağı portalları söylediğinizde uygun hazırlığı birlikte yaparız. Birkaç kişinin ihtiyacı varsa şirketler için e-imza sayfamız üzerinden kişi ve görev bazında ilerleyebiliriz.
Mali mühür ise şirketin kendisi için kullanılan ayrı bir üründür. E-imza alacak kişiyle şirketin mali mühür ihtiyacını ayrı belirlemek, doğru ürüne başvurmanızı sağlar. İki ürünün kullanımını e-imza ile mali mühür farkı yazımızda örneklerle açıklıyoruz.
Başvuru takibini ekipçe nasıl düzenleyebilirsiniz?
Birden fazla kişinin başvurusu hazırlanıyorsa ortak bir takip listesi kullanabilirsiniz. Listeye her kişinin adını, kullanım amacını ve tamamladığı aşamayı yazmak yeterlidir. Örneğin bir yöneticinin belge hazırlığı bitmiş, diğerinin kimlik doğrulaması bekliyor olabilir. Şirket içindeki sorumlu bu bilgileri toparlar; biz de her başvuruyu kendi durumu üzerinden takip ederiz. Böylece teslim görüşmelerini ve ilk kurulumları sıraya koymak kolaylaşır.
Doğru kişi adına başvuru nasıl hazırlanır?
Önce hangi belgeyi, hangi portalda, kimin imzalayacağını konuşuyoruz. Sonra o kişinin kimlik ve iletişim bilgileriyle başvuruyu hazırlıyoruz. Kurum bilgisi de eklenecekse şirket evrakını aynı aşamada tamamlıyoruz. Paket süresini kullanım sıklığınıza göre e-imza fiyatları sayfamızdan seçebilirsiniz.
Bilgiler tamamlanıp kimlik doğrulaması ve sertifika onayı sonuçlandığında USB token’ı aynı gün elden veya kuryeyle teslim ediyoruz. Ardından kullanacak kişinin bilgisayarında kurulumu uzaktan birlikte yapıyoruz. İlk görüşmede bilgisayar ve portal bilgisini paylaşmanız, teslim sonrası hazırlığı da kolaylaştırır.
Gebze’de destek
Kendiniz, yöneticiniz veya şirket ekibiniz için başvuru hazırlıyorsanız iletişim sayfamızdan bize yazabilirsiniz. İmzayı kimin atacağını söyleyin; kişisel doğrulama ve evrak hazırlığını doğru sırayla birlikte tamamlayalım.