e-İmza belgeyi sizin adınıza imzalar; KEP ise elektronik yazışmanın gönderim ve teslim kayıtlarını hukuken delil niteliğinde tutar. İkisi farklı işleri tamamlar ve birlikte kullanılabilir. KEP hesabı açtırmakla e-imza edinmek ayrı başvurulardır. İhtiyacınız, yapacağınız işlemin imzalama mı, kayıtlı gönderim mi istediğine göre belirlenir.
Örneğin şirketiniz bir belgeyi hazırlayıp KEP üzerinden gönderecekse önce imzalama, ardından gönderim adımı gündeme gelebilir. İmza belgedeki kişisel onayınızı gösterir. KEP hizmeti de iletişimin gönderim ve teslimine ilişkin kayıtlar üretir. Bu iki adımı ayrı düşünmek, hangi hizmeti neden aldığınızı anlamanızı kolaylaştırır.
e-İmza ne yapar, KEP ne yapar?
Günlük kullanımda iki hizmetin adı aynı başvuruda geçebilir. Aşağıdaki tablo aralarındaki farkı somutlaştırır.
| Soru | e-İmza | KEP |
|---|---|---|
| Temel görevi nedir? | Elektronik belgeyi imzalamak | Kayıtlı elektronik yazışma sağlamak |
| Nasıl edinilir? | Kişisel sertifika başvurusuyla | KEP hizmet sağlayıcısında hesap açarak |
| Kullanımda ne öne çıkar? | Sertifika ve imza uygulaması | KEP hesabı ve gönderim kayıtları |
| Birlikte kullanılır mı? | KEP iletisinin imzalanmasında kullanılabilir | İmzalanan iletinin kayıtlı gönderimini sağlar |
KEP, kayıtlı elektronik posta hizmetinin kısaltmasıdır. Hizmetin resmî çerçevesini BTK’nın KEP açıklamalarında bulabilirsiniz. E-imza tarafında ise burada sunduğumuz ürün, bilgisayarda kullanılan USB token ile çalışır. Kurulumun ardından imza uygulamasında veya destekleyen portalda kullanabilirsiniz.
KEP hesabı nasıl alınır?
KEP hesabı için KEP hizmet sağlayıcısına başvurursunuz. Hesap açılışında kimlik doğrulaması yapılır; bireysel veya şirket hesabı olmasına göre istenen bilgiler hazırlanır. Şirket adına hesap açılacaksa ilgili kişinin temsil bilgileri de başvuruya dâhil olabilir. Gereken listeyi seçtiğiniz sağlayıcıdan alabilirsiniz.
E-imza ihtiyacını da aynı hazırlık sırasında konuşmak faydalıdır. KEP üzerinden gönderim yapacaksanız genellikle e-imza veya mobil imza ile imzalama gerekir. Hesabınızın yalnız alma mı, gönderme ve alma mı amacıyla kullanılacağını sağlayıcınıza söyleyerek uygun başvuruyu hazırlayabilirsiniz.
Şirketiniz için örnek hazırlık
Diyelim ki şirketinizden imzalı bir yazının KEP üzerinden gönderilmesi isteniyor. Önce imzayı atacak yetkili kişiyi belirleyin. Ardından o kişinin e-imzasını ve şirketin KEP hesabıyla ilgili hazırlığını birlikte planlayın. Belgenin hangi biçimde sunulacağını alıcı kurumun talebinden öğrenebilirsiniz.
Şirket içinde muhasebeciniz belgeyi hazırlayabilir, ilgili yönetici de kendi e-imzasıyla onaylayabilir. KEP hesabındaki gönderim görevini ise hesap yetkileri çerçevesinde düzenlersiniz. Birden fazla kişinin iş akışına katıldığı durumlarda şirketler için e-imza sayfamızdaki kişi bazlı hazırlık yaklaşımı yardımcı olur.
İmzalama ve gönderim hangi sırayla yapılır?
Kullanacağınız KEP hizmetinin akışına göre imzalama adımı ileti hazırlanırken veya ek belge üzerinde yapılabilir. Ekran isimleri değişse de hazırlık için şu sırayı kullanabilirsiniz:
- Gönderilecek yazıyı ve eklerini son hâline getirin.
- Alıcının KEP adresini ve istenen belge biçimini belirleyin.
- Gerekli imzayı ilgili uygulama veya KEP akışı içinde oluşturun.
- İletiyi KEP hesabınızdan gönderin.
- Gönderim ve teslim kayıtlarını ilgili dosyayla birlikte saklayın.
Örneğin aynı konuyla ilgili birden fazla ek varsa dosyaları anlaşılır adlarla hazırlamak sonradan aramayı kolaylaştırır. İmzalı dosya ile KEP kayıtlarını aynı iş klasöründe tutabilirsiniz. Böylece hangi belgenin hangi yazışmayla gönderildiğini daha rahat takip edersiniz.
Alıcı yalnız imzalı dosya istiyorsa
Her imzalı belge için KEP gönderimi gerekmez. Örneğin bir portal imzalı dosyayı kendi başvuru ekranına yüklemenizi istiyorsa gönderim o sistem üzerinden yapılır. Bir başka işlemde ise doğrudan KEP adresine yazmanız istenebilir. Talep edilen teslim yolunu baştan öğrenmek, ihtiyacınızı belirler. Böylece kişisel imza hazırlığını ve yazışma kanalını yapacağınız işe göre seçersiniz.
e-İmza başvurusu için nasıl hazırlanılır?
Geçerli kimlik belgenizi, cep telefonu ve e-posta bilgilerinizi hazırlayabilirsiniz. Kurum bilgisi eklenecekse şirket unvanı ve vergi numarasını da konuşuruz. E-imza başvuru sayfamız süreci, fiyat sayfamız ise sertifika sürelerini ve paket kapsamını anlatır.
Mevcut e-imzanızın süresi dolmak üzereyse bitiş tarihine bakarak yeni e-imza zamanını belirleyebiliriz; bizden almış müşterilerimize yeni sertifika ve yeni USB token’ı özel fiyatla veriyoruz. Düzenli KEP gönderimi yapıyorsanız bu tarihi iş takviminize eklemek rahatlık sağlar. Bilgileriniz tamamlanıp kimlik doğrulaması ve sertifika onayı sonuçlandığında USB token’ı aynı gün elden veya kuryeyle teslim ediyor, kurulumu uzaktan birlikte yapıyoruz.
Gebze’de destek
KEP gönderimlerinizde kullanacağınız e-imza için iletişim sayfamızdan bize ulaşabilirsiniz. Hangi hesabı ve işlemi kullanacağınızı yazın; kişisel sertifika başvurunuzu ve bilgisayar kurulumunu birlikte hazırlayalım.